دور ومهام أمين المكتبة وأخصائي المعلومات
يعتبر العنصر البشري من أهم الموارد التي تملكها المكتبات ومراكز المعلومات وتقع مسئولية إنتاج هذا العنصر وصقله وتأهيله علي الأفراد والمؤسسات فكل فرد مسئول في المقام الأول عن تعليم نفسه وتطويرها وتنميتها ذاتيا وتشاركه في ذلك جهات متنوعة منها أقسام المكتبات والجمعيات المهنية للمكتبات والمعلومات والمكتبة القومية وكذلك مراكز التدريب .... وما إلى ذلك ، وقد اتسم العصر الذي نعيش فيه اليوم بديناميكية التغير والتطور المستمر والسريع في شي المجالات ، لذا فقد اعتبر التعليم المستمر ضرورة من ضرورات هذا العصر والتعليم المستمر يعني ربط التدريب بالنمو المستمر وذلك بهدف الارتقاء بمستوي الأداء ومحاولة مواجهة العالم المتغير الذي يتطور فيه العلم وتتراكم فيه المعرفة بصورة متزايدة ومذهلة إلى الدرجة التي أصبحت المناهج الدراسية قاصرة علي أن تحقق نقل هذه المعارف أو حتى العناصر الأساسية منها .
وإذا كان التعليم المستمر والتدريب ضروريا لكافة المهن في العصر الحديث إلا انه بالنسبة لمهنة كالمكتبات والمعلومات يصبح ضرورة حتمية لما تتسم به هذه المهنة من تطورات سريعة في تقنياتها ومعارفها الأساسية فيتزايد علي الطلب وتظهر بها الحاجات الجديدة باستمرار مما يجعل أي فرد من العاملين في المكتبات ومراكز المعلومات يسعى باستمرار إلى تعليم نفسه وذلك بهدف حصوله علي معرفة متخصصة وتأهيل فني مناسب ، وكذلك تحديث معلوماته ومحافظته علي مواكبة التطورات الحديثة وتحسين أدائه في العمل هذا بالإضافة إلى تحقيق ذاته .
كما تسعي المكتبات ومراكز المعلومات أيضا إلى التطوير المهني المستمر لموظفها لرفع كفاءة الخدمات التي تقدمها لروادها ، ويحتاج هذا التدريب إلى إدراك واضح بان أية شهادة مهما كانت درجتها لا يمكنها في الوقت الذي نعيش فيه أن تضمن لأي فرد التأهيل الكامل وبالتالي المستقبل المهني المطلوب وهذا يعني أن التدريب المهني والتأهيل ليس للموظفين الجدد فقط كما يعتقد البعض بل للجميع لإحاطتهم علماً وعملا بالتطورات التكنولوجية والأساليب الحديثة والمتجددة في مجال المكتبات والمعلومات لرفع مستوى كفايتهم من ناحية وتنمية مهارتهم للنهوض بأعبائهم في سرعة ودقة من ناحية أخرى .
ويرى ( قاسم 1984 ) أن اختصاصي المعلومات بحاجة إلى معرفة سلوك المستفيدين واستخدامهم للمعلومات ، وذلك من أجل التنبؤ باحتمالات الحاجة إلى الخدمات وترشيد الموارد المتاحة للأولويات التي يحددها المستفيد ويضيف قاسم : أن اختصاصي المعلومات بحاجة لمعرفة سلوك المستفيد بشكل دوري ، وذلك للتأكد من قدرة ما يقدمونه من خدمات تعمل على تلبية احتياجات المستفيدين .
ويشير أيضاً إلى أن أنماط الطلب على مصادر المعلومات والخدمات لا تدل فقط على الاحتياجات الأساسية للمستفيدين وإنما تدل على طبيعة النظام و ما يكتنفه من قصور في سبيل تلبية تلك الاحتياجات .
ويضيف قاسم :إلى أن دراسة المستفيدين غالبا ما تتم للتعرف على مدى دقة أخصائي المعلومات في تفسير احتياجات المستفيدين و مدى نجاحهم في ترجمة هذا التفسير إلى خدمات تلبي هذه الاحتياجات .
وبهذه الطريقة يمكن تشجيع المستفيد على التعبير عن احتياجاته وتقبل قدر من المسؤولية في مساعدة المكتبة أو مركز المعلومات على تلبية هذه الاحتياجات .
ويشير ( قاسم 1984 ) إلى أنه يحدث في كثير من الأحيان أن يكون الهدف من دراسة سلوك المستفيدين والدافع لإجرائها هو فتح قنوات للاتصال بين مركز المعلومات و المجتمع الذي يعمل على خدمته .
ويقدر ما يستطيع هذا المجتمع إعطاء حقائق أساسية لتحديد احتياجاته و تشخيص مشكلاته في التعاما مع المعلومات ، يكون نجاح المكتبة أو مركز المعلومات في تلبية الاحتياجات .
و أشارت ( مشالي 1998 ) إلى أن أخصائي المعلومات يتحمل مسؤولية إظهار الدور الاجتماعي للمكتبة في تحقيق رغبات المستفيدين ، ووجود أخصائي المعلومات في مواجهة الجمهور يجعله في نظر المستفيد المسؤول الأول عن تحقيق أهداف النظام ، فهو إما أن يتوج الجهد المثمر لبقية أعضاء النظام بتقديم خدمة فعالة أو أن يدمر هذا الجهد لعجزه عن إشباع حاجات المستفيدين .
وكما أن أخصائي المعلومات يتحمل مسؤولية تعليم المستفيدين استخدام أي تقنية تدخلها المكتبة أو مركز المعلومات على خدماتها .
ومن ثم صار لزاماً أن يكون القائمون على هذه الخدمات على درجة من المعرفة والتدريب ولديهم المهارات اللازمة لتقديم الخدمات بكفاءة .
ليست هذه الدراسة بدعاً من الدراسات التي تناولت مفهوم (إدارة الجودة الشاملة للمكتبات ومراكز المعلومات) سواء الدراسات العربية أو الأجنبية، إلا أنها تتميز في كونها تركز على عنصر محدد من عناصر الجودة الشاملة – لكونه أهمها – وهو العنصر البشري، فهو الأساس الذي تقوم عليه المكتبات ومراكز المعلومات، وذلك للأسباب الآتية:
- الأداء البشري هو الآلية الأساسية في تحقيــــق أهداف المكتبات ومراكز المعلومات.
- الأداء البشري هو وسيلة تحريك وتفعيل باقي أنواع الموارد التي تعتمد عليها المكتبات.
- الأداء الذهني والفكري للإنسان هو العنصر الأهم في الأداء البشري.
- يصبح تفعيل الأداء البشري واستثمار طاقات الإنسان الفكرية والإبداعية هو التحدي الحقيقي أمام الإدارة في المنظمات المعاصرة.
ومن أجل الوصول إلى حالة إكتمال النضج الوظيفي لأخصائي المكتبات المعلومات؛ كان لابد من التركيز على مبدأ الجودة في جميع المراحل التي يمر بها العنصر البشري – أخصائي المكتبات- من بداية تعليمه، مروراً بمراحله التدريبيه؛ وليس فقط المرحلة النهائية والمتمثلة في العملية الوظيفية.
ويشكي الباحثون على الدوام في مجال "جودة المكتبات ومراكز المعلومات" من عدم وجود أساس نظري لفهم واستخدام ذلك المصطلح في الإدارة، مع أن هناك اهتماما ملحوظا بموضوع الجودة في المكتبات قد ظهر في السنوات الأخيرة ربما تحت مسميات أخرى مثل "معايير الأداء" أو "تقييم الأداء" (ثناء فرحات، 2003، ص 45). لذا تحاول الدراسة وضع إطار نظري تحاول فيه رسم صورة للمعايير التي يجب أن تتوافر في أخصائي المكتبات والمعلومات، والأسلوب الأمثل لإستخدامها وتطبيقها.
تعتبر عملية الإرتقاء بالعنصر البشري (أخصائي المعلومات والمكتبات) من العمليات الأساسية والهامة التي تؤثر على كفاءة سير العمل بالمكتبات ومراكز المعلومات على إختلاف أنواعها وفئاتها.
من أجل هذا الهدف كان لابد من الركون إلى أسس ومعايير ندرك بها مدى كفاءة أخصائي المكتبات والمعلومات على الدوام، ونراقب من خلالها عملية التعليم والتدريب للمنتسبين لحقل المكتبات والمعلومات؛ حتى نضمن بذلك التطوير المستمرة لهؤلاء العاملين ومواكبتهم للتطورات المتلاحقة لتكنولوجيا المكتبات والمعلومات. إضافة إلى أن التحديد الدقيق والمسبق لتلك المعايير سوف يساعدنا في عمليتي إختيار العاملين وترقيتهم بالوظائف المختلفة بالمكتبات ومراكز المعلومات.
من مهام ومسؤوليات أمين المكتبة أو المكلف بأعمالها ما يلي :
· استلام كتب المكتبة وتسجيلها وعمل بطاقات التصنيف والفهرسة اللازمة وترتيبها وصيانتها .
· تيسير نظام الإعارة داخل وخارج المكتبة ومتابعة الكتب المتأخرة والمطالبة بها .
· إعداد مكتبات الفصول وإرشاد الطلاب إلى تنظيمها وإدارتها .
· تدريب الطلاب على أساليب البحث العلمي وكتابة المقالات .
· إشعار المعلمين والطلاب بكل جديد في عالم الكتب والمراجع الواردة للمكتبة للاطلاع عليها والاستفادة منها .
· التعاون مع لجنة المكتبة بإعداد المقترحات والخطة العامة التي من شأنها تزويد المكتبة بكل متطلباتها .
· التعاون مع مدرسي المواد في وضع برنامج يربط بين المناهج الدراسية عن طريق حصص المكتبة لتكون المكتبة أحد أساليب التعليم .
· التعاون مع مشرفي النشاط والرواد بالمدارس بوضع البرامج الثقافية التي تشمل على المسابقات والندوات والعمل على تنفيذها .
· تدريب الطلاب على المهارات المكتبية التي تساعدهم على الاستفادة من الكتب والمراجع الثقافية والعلمية .
· القيام بالجرد السنوي لمحتويات المكتبة .
· تقديم التقارير الشهرية والسنوية بما يلزم المكتبة من الجديد من الكتب .
أحمد ماهر. إدارة الموارد البشرية.- ط2 مزيدة ومنقحة.- الإسكندرية: مركز التنمية الإدارية –بكلية التجارة، 1995.- ص 49.
